5 conseils pour organiser un événement responsable
Crises politiques, économiques, sociétales, environnementales, sanitaires… Force est de constater que nous devons actuellement faire face à des enjeux planétaires importants. La bonne nouvelle, c’est que ces crises représentent un fabuleux levier de transformation. Elles nous poussent à évoluer et à nous réinventer.
Consciente des enjeux de l’événementiel sur l’environnement et la société, notre filière se mobilise de plus en plus pour participer à l’émergence de nouveaux modèles compatibles avec la transition écologique et solidaire.
Les 5 conseils que nous vous livrons ici ne sont bien sûr pas exhaustifs, mais ils constituent une première base pour avancer concrètement dans une démarche d’événementiel responsable.
1/ Se poser les bonnes questions
Pour mettre en place un plan d’action, il faut déjà commencer par se poser les bonnes questions.
- Pourquoi organisez-vous un événement ?
- Quelle est votre cible ?
- D’où vient-elle ?
- Quels sont les messages que vous souhaitez faire passer ?
- Quels sont vos objectifs ?
- Avez-vous déjà engagé des démarches en matière d’événementiel responsable ?
- Quels sont les principaux impacts de votre manifestation ?
- Quelles sont les premières actions à mener ?
Organiser un événement éco-responsable nécessite de faire des choix. Des choix conscients, qui limitent vos impacts négatifs tout en répondant avec force à vos objectifs.
2/ Faire équipe
La réussite de votre démarche ne se fera pas sans que vous ayez informé, sensibilisé et surtout tant que vous n’aurez pas l’adhésion de l’ensemble des parties prenantes de votre événement.
C’est un travail main dans la main qui s’opère, chacun a son rôle à jouer. Il est primordial que tout le monde soit engagé dans le même sens, car c’est la force du collectif qui permet de trouver des solutions efficaces et d’avancer.
Bien s’entourer est donc primordial ! Choisissez des partenaires qui partagent vos valeurs, et qui sauront vous conseiller et s’impliquer à vos côtés avec conviction.
Seul on va vite, ensemble on va plus loin !
3/ Anticiper
Ce n’est pas à deux semaines de l’événement qu’il faut se poser la question de l’éco-responsabilité de votre manifestation. Pour un événement éco-responsable réussi, l’anticipation est la clef !
Il faut faire les bons choix dès la conception du projet.
Ce que l’anticipation permet notamment :
- Profiter d’une scénographique éco-conçue : la scénographie de votre événement se réfléchit dans les premières phases de votre projet. C’est à ce moment-là que l’on peut bien calibrer les besoins et décider de limiter la quantité de matériaux, et/ou d’opter pour des solutions durables et réutilisables…
- Limiter le gaspillage alimentaire : en privilégiant en amont les bons formats de restauration, en sondant avec précision les intentions de participation, en anticipant la surface de distribution et de production nécessaire aux traiteurs…
- Mettre en place une éco-logistique des déchets : quels types de déchets vont être produits sur votre manifestation, et où ? Mettre en place une éco-logistique des déchets demande du temps et de la réflexion en amont de l’événement pour garantir une efficacité maximale.
- Assurer des conditions de travail convenables pour tous : en événementiel, l’urgence, ça nous connaît ! Mais on ne va pas se le cacher, ce n’est pas ce qu’il y a de plus confortable pour les équipes. Le S de RSE est parfois oublié et il nous semblait important de le rappeler : même si on peut faire des miracles dans un temps records, l’anticipation permet à l’ensemble des acteurs de l’événement de travailler sereinement et dans de bonnes conditions.
4/ Focus sur le transport
Si vous souhaitez commencer par une action qui a du poids, le premier item à considérer est le transport. En moyenne, 79 % de l’Impact Carbone d’un événement est lié au transport des personnes et à la logistique.
Quelques conseils pour limiter l’impact transport de votre événement :
- Bien choisir son lieu, en privilégiant une localisation centrale et bien desservie.
- Proposer des solutions optimales de transport pour les participants.
- Sélectionner des prestataires régionaux.
- Optimiser les tournées de livraison.
- Compenser ce qui ne peut être évité.
Des choix simples peuvent réduire considérablement l’impact négatif de votre événement.
5/ Mesurer
Mesurer l’empreinte carbone de vos événements permet de mieux la réduire.
Il existe aujourd’hui différents outils qui permettent de faire des mesures factuelles des actions mises en place.
Cela aide à comprendre quelles sont les actions à prioriser sur les différents postes d’émissions, et permet d’établir un plan de réduction concret et réaliste.
Le bon moyen de s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue, et de progresser, d’événement en événement !
On ne peut pas tout mettre ici, mais il conviendra également d’opter pour une restauration durable, locale et de saison, et de travailler sa communication en cohérence avec sa démarche.
