Comment rédiger un bon brief pour une agence événementielle ?

La qualité de votre brief aura un impact important sur la pertinence des réponses que vous obtiendrez.

Nous vous recommandons d’établir un brief écrit, budgété et validé par les décisionnaires afin de proposer, dès le départ, un cadre clair et bien défini. Le brief sert de guide à l’agence, il lui permet de bien cerner vos enjeux et besoins pour mieux y répondre. Et en cas de mise en compétition, il permet également de mettre toutes les agences sur un pied d’égalité.

Bien sûr, combiné à un échange oral, vous maximisez vos chances d’avoir une réponse appropriée car l’agence peut poser ses questions et affiner les points nécessaires.

En bref, produire un bon brief c’est la garantie :

De gagner du temps (et le temps, c’est de l’argent),
De recevoir une recommandation pertinente et qualitative.

Alors on vous donne quelques bonnes pratiques et informations cruciales à ne pas oublier !

1/ Parlez de vous !

Pour présenter une belle offre, une agence à besoin de comprendre qui vous êtes. Parlez de votre identité, de votre ADN, de votre histoire, de votre marché… Cela permettra à l’agence d’entrer dans votre univers pour mieux le cerner.

2/ Présentez vos objectifs

Expliquez dans quel contexte s’inscrit l’événement, et quels sont vos objectifs.

Pour quelles raisons vous organisez l’événement ? Quels sont les résultats attendus ? Quelles sont les cibles que vous souhaitez atteindre ? Quel est le message à passer ?

Toutes ces informations aideront l’agence à mieux comprendre vos attentes et à faire des recommandations stratégiques adaptées. Ainsi, vous aurez un événement cohérent sur le fond et la forme, qui répondra à vos objectifs.

3/ Délimitez les contours de votre projet

Qu’est-ce qui rentre dans le projet, et qu’est-ce qui n’en fait pas partie ? Il est essentiel de déterminer précisément quel est le périmètre de l’agence. Doit-elle par exemple prendre en charge la communication de l’événement, la gestion des participants, l’accompagnement éditorial ? Autant de questions qui permettront à l’agence d’ajuster au mieux ses ressources et sa proposition.

4/ Donnez les éléments clefs de votre événement

Un brief efficace doit contenir les éléments clés de votre événement, comme par exemple :

La ou les dates envisagées,
Vos besoins en termes de lieu, d’hébergement,
Le format attendu,
Le programme prévisionnel,
Le nombre de personnes,
L’historique des événements passés.

N’hésitez pas à dire également ce que vous aimez et ce qui est important pour vous, afin d’orienter au mieux les recherches de l’agence.

5/ Déterminez votre budget

Pas de budget, pas de projet ! Le budget est un point déterminant qui permet à l’agence d’imaginer et construire un projet de manière réaliste, et en phase avec votre enveloppe budgétaire.

6/ Précisez quels sont les livrables attendus

Vous pouvez préciser quels sont les livrables dont vous avez besoin pour vous projeter et prendre votre décision, mais restez raisonnable ;), car répondre à un appel d’offre représente un coût important pour l’agence qui décide de s’investir à vos côtés.

N’oubliez pas également de préciser dans quel délai vous attendez une réponse.

On espère que cet article vous sera utile ! En tout cas, avec tout ça, l’agence a toutes les cartes en main pour avancer dans le bon sens !

Un événement à organiser ? Besoin d’aide pour construire votre projet ?

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